Interactieve handleiding

Uw account en inloggen

U ontvangt een uitnodigingsmail van Mensje <meldingen@karel.pro>. Daarmee stelt u eenmalig uw account in. Daarna logt u altijd in twee stappen in — zo blijven de gegevens van uw bedrijf goed beveiligd.

1. Klik in de uitnodigingsmail op Account instellen (link 7 dagen geldig) en kies een sterk wachtwoord.
2. Scan de QR-code met een authenticator-app op uw telefoon (Google of Microsoft Authenticator).
3. Voortaan logt u in via mensje.karel.pro → knop Inloggen (of direct mensje.karel.pro/app): vul e-mail + wachtwoord in en daarna de 6-cijferige code uit de app.

Uw abonnement bekijken of opzeggen

Als Key-user (de beheerder van dit account) vindt u linksonder in het menu, bij uw naam, de knop Mijn abonnement. Daar ziet u rustig op één plek uw pakket, het maandbedrag en de status van uw abonnement.

1. Klik linksonder op Mijn abonnement.
2. Wilt u stoppen? Klik onderin op de link Abonnement opzeggen.
3. We vragen u kort waarom u opzegt (één reden, eventueel een toelichting). Twijfelt u nog, kies dan Toch blijven — er verandert dan niets.
4. Kiest u Definitief opzeggen, dan stopt de automatische incasso meteen.

Het dashboard: audit-gereedheid in één oogopslag

Bovenaan ziet u in één oordeel hoe u ervoor staat voor uw eerstvolgende audit — Op koers, Aandacht nodig of Actie nodig — met de auditdatum en de dagen-teller. Daaronder staat een rij tegels (Audit-gereed · Te doen · Documenten) en de kaart Wat moet er gebeuren: alles wat actie vraagt op één plek (verlopen documenten, openstaande eisen, open enquêtes). De audit-gereedheid per certificaat staat eronder als ingeklapte rijen — klik een certificaat open voor de details. Een slanke Deze week-strip vat samen wat er de afgelopen 7 dagen veranderde. Alles is doorklikbaar.

1. Tijdlijn: hoeveel van de cyclus is verstreken en hoeveel dagen er resteren tot de audit.
2. Eisen beantwoord: percentage eisen met een meting, plus hoeveel eisen bewijs hebben.
3. Te doen voor de audit: de eisen die onder de 75% scoren — pak die als eerste op.
4. Alle eisen: opent het volledige overzicht per eis (zie hoofdstuk 7).

Uw normen & planning

KAREL & Zonen richt uw normen en planning voor u in. Bij aanmelden koos u uw certificering(en) — bijvoorbeeld ISO 9001 en/of VCA* — en gaf u uw verwachte auditdatum op. Vanaf dat moment verdeelt het systeem alle norm-onderdelen automatisch over de periode tot uw audit en verstuurt het op elk gepland moment de bijbehorende enquête — één keer per audit-cyclus. U hoeft hier zelf niets te plannen.

1. De voortgang richting de audit ziet u op het dashboard (hoofdstuk 2).
2. Wélke eisen bij uw normen horen en wie ze beantwoordt, regelt u onder Norm-eisen (hoofdstuk 4).
3. Een extra meting nodig? Start zelf een enquête via Enquêtes → Nieuwe enquête.

Norm-eisen: wie gaat waarover?

Onder Norm-eisen staat elke eis van uw normen, per onderwerp. De onderwerp-regel blijft rustig: u ziet alleen kleine statuschips (bv. Op dashboard of de auditdatum). Klik op een onderwerp om het uit te klappen — bovenin verschijnt dan een balk met de knoppen Zichtbaar (in het hele systeem), Op dashboard, Auditdatum, Afdelingen en Enquête; daaronder koppelt u afdelingen en stelt u het risico per eis in (kans × effect).

1. Afdelingen koppelen kan op drie niveaus: in één keer voor een heel onderwerp of onderdeel (knop Afdelingen), of los per eis (knop Afdeling). De gekoppelde afdelingen ontvangen de enquêtes.
2. Stel per eis kans en effect in; het systeem rekent de risicoscore uit.
3. Plaats desgewenst een vrije opmerking bij een eis (knop Opmerking) — bijvoorbeeld context of een afspraak. De opmerking verschijnt onder de eis én in het auditdossier.
4. Direct meten? Klik bij een onderwerp op Enquête maken — de enquête-wizard opent met dat onderwerp al voorgeselecteerd.
5. Afdelingen + e-mailadressen beheert u onder Afdelingen (in de zijbalk) — daar gaan de enquêtes naartoe.

Enquêtes invullen: zo makkelijk is het

Medewerkers krijgen een e-mail met de knop Enquête invullen — of scannen een QR-code op de werkvloer. Géén account nodig: alle eisen staan onder elkaar op één pagina met bovenaan het logo van uw bedrijf, zodat het herkenbaar is. Per eis kiezen ze eens of oneens, eventueel met een opmerking, en klikken onderaan op Versturen. Klaar in een paar minuten, ook op de telefoon.

1. Volg onder Enquêtes de status: open/gesloten en het aantal invullingen.
2. Deel de invul-link of QR-code gerust nogmaals, bijvoorbeeld tijdens een toolbox-meeting.
3. Antwoorden en opmerkingen verschijnen direct in de resultaten.

Enquêtes beheren

In de tabel onder Enquêtes heeft elke rij een oog-knop en een ⋮-menu met handige acties:

1. Enquête openen (voorbeeld): opent de invul-enquête in een pop-up, zodat u precies ziet wat een medewerker te zien krijgt.
2. Dupliceren: maakt een kopie met dezelfde eisen naar een gekozen vestiging (de resultaten beginnen leeg) — handig om dezelfde meting op meerdere plekken uit te zetten.
3. Opvolg-enquête: vanuit de resultaten van een enquête zet u de laagst scorende eisen opnieuw uit om te meten of het beter gaat. De laagste staan alvast aangevinkt; u kiest zelf welke mee moeten.
4. PDF: exporteer de resultaten naar een pdf waarbij u zelf kiest welke kolommen mee moeten (onderdeel, eis, eens/oneens, % eens, risico, opmerkingen).

Herinneringen gaan vanzelf

Wordt een enquête niet ingevuld, dan herinnert het systeem de afdeling automatisch — standaard na 7 en 14 dagen. Zodra er een invulling binnen is, stoppen de herinneringen. U hoeft er niet achteraan.

Bewijs verzamelen voor de audit

Een auditor wil naast scores ook bewijs zien. Open op het dashboard "Alle eisen — open · ingevuld · bewijs": per eis ziet u de status en wat er nog mist. Eisen die actie vragen staan bovenaan.

1. Werk de kolom "Nog nodig" van boven naar beneden af.
2. Klik bij een eis (onder Norm-eisen) op Bewijs en voeg een bestand toe. Het bewijs verschijnt meteen onder de eis én in Bestanden — het is hetzelfde document, u hoeft niets dubbel op te slaan.
3. Score onvoldoende? Behandel het punt en kies Opnieuw uitzetten om de verbetering te meten.
4. Alles op ✓ Compleet? Dan bent u klaar voor de audit.

Verplichte documenten: uw checklist per certificaat

Onder het menu-item Documenten vindt u twee onderdelen: Verplichte documenten en Bestanden. Verplichte documenten is uw checklist: alles wat een auditor van u wil zien, per certificaat gegroepeerd, met een voortgangsbalk per certificaat en in totaal. ISO 9001 telt 18 verplichte documenten, VCA* telt 38; voor elk daarvan staat er in Mensje al een klaar invulformulier.

1. Elk document staat in een van drie groepen: Nog te doen, Verlopen (er is bewijs, maar de geldigheid is voorbij) of Compleet.
2. Klik op Invullen om het document als formulier in het systeem in te vullen; het telt meteen als bewijs. Liever een eigen bestand? Klik op het paperclip-icoon ernaast.
3. Is er nog geen formulier bij een document? Dan ziet u alleen Bestand toevoegen; u uploadt dan zelf het stuk, en Mensje koppelt het automatisch aan die documenteis.

Mensje stelt veel van het werk al voor u klaar

U hoeft niet bij elk document blanco te beginnen. Mensje vult drie soorten tekst voor u aan:

1. Uw eigen metingen: scores en opmerkingen uit uw enquêtes, en de status van uw verbeteracties, komen automatisch in de bijbehorende velden terecht, bijvoorbeeld in het auditverslag en de directiebeoordeling.
2. Uw vaste gegevens: bovenaan Verplichte documenten staat de kaart Uw vaste gegevens: veertien vragen (wie tekent namens de directie, wie is uw KAM-functionaris, hoe vaak geeft u een toolbox, en zo verder). U vult ze één keer in; Mensje gebruikt ze daarna in tientallen documenten, zodat u een naam of frequentie nooit twee keer hoeft te typen.
3. Onze standaardteksten: voor velden waar nog niets te meten valt, biedt Mensje een standaardtekst uit de eigen bibliotheek van KAREL & Zonen aan, als concept om aan te passen naar uw situatie.

Altijd uw eigen document

Elk ingevuld formulier, door Mensje of door uzelf, blijft gewoon van u. Klik op Bijwerken om het te openen en aan te passen. Onder elk veld staat waar de tekst vandaan komt, bijvoorbeeld "Mensje vulde dit in uit uw eenmalige dossiergegevens" of "standaardtekst van KAREL & Zonen, uit …". Past u een veld aan, dan is dat vanaf dat moment gewoon uw eigen tekst: de bronvermelding verdwijnt voor dat veld, en de toevoeging "(opgesteld door Mensje)" verdwijnt uit de documentnaam zodra u iets wijzigt.

Alle ingevulde formulieren, ook die Mensje zelf opstelde, vindt u ook terug onder Bestanden, in de map Sjablonen, naast uw eigen uploads.

Projecten & klanttevredenheid (ISO 9001)

Onder Beheer → Projecten legt u projecten vast (naam, klant, datum) en vult u per project een evaluatie in: een klanttevredenheidsscore (1–5) met sterke en verbeterpunten. Dat telt als auditbewijs voor klanttevredenheid (ISO 9001 §9.1.2); per project ziet u de gemiddelde score.

Documenten bewaren, terugvinden en bewaken

Elk geüpload bestand wordt veilig in Mensje bewaard. Klik op het download-icoon in de bestandsrij om een document te openen of op te halen — handig om een certificaat snel aan de auditor te laten zien.

1. Geef bij certificaten en keuringen een vervaldatum op. In de lijst ziet u dan vanzelf een statusmerk: geldig, verloopt binnenkort of verlopen — en op het dashboard verschijnt een signaalkaart met wat er aankomt.
2. Upload u een PDF? Mensje leest de vervaldatum automatisch uit het document en vult die alvast in — u hoeft alleen te controleren.
3. Wilt u een e-mailseintje als de datum nadert? Zet dan het vinkje "E-mailseintje sturen als de vervaldatum nadert" aan. Dat doet u per document, zodat u alleen wordt gewaarschuwd voor wat u écht wilt bewaken. Bewaakte documenten herkent u aan het belletje 🔔 in de lijst.

Het Auditdossier — alles op één plek voor de auditor

Onder Mijn bedrijf → Auditdossier staat het complete, auditor-klare overzicht. Het toont alleen de onderwerpen waaraan een auditdatum hangt — precies wat de auditor beoordeelt. Per norm ziet u de auditdatum, de gemiddelde eens-score, het percentage audit-gereed en het aantal aandachtspunten. Klap een norm open en u ziet per eis: de score, het risico, hoe vaak de eis is ingevuld, uw eigen opmerking bij die eis, en het bewijs (klik om te openen/downloaden).

1. Open Auditdossier en loop het samen met de auditor door — alles staat al klaar, u hoeft niets te verzamelen.
2. Een eis telt als audit-gereed wanneer die is gemeten met voldoende score (standaard ≥75%; de beheerder kan die drempel aanpassen). Bewijs koppelen is optioneel — het is geen openstaande actie meer, maar wél waardevol voor uw auditdossier. Eisen met een lage score vallen op — pak die op via Norm-eisen of het Verbeterregister.
3. Staat een onderwerp er níét bij? Zet er dan een auditdatum op via het paneel bovenaan Norm-eisen.
4. Gebruik de zoekbalk bovenin het dossier; meerdere vestigingen? Filter het dossier per vestiging.

Resultaten en trends

Onder het menu-item Resultaten vertaalt Mensje alle antwoorden automatisch naar inzicht:

1. Resultaten Trends: heatmap over 12 maanden — hoe ontwikkelen scores en risico's zich? Elke bol is doorklikbaar. De heatmap toont alleen de onderwerpen die in de getoonde periode zijn gemeten; schuif het venster met de knoppen rechtsboven naar een andere periode.
2. Periodieke Resultaten: scores per onderwerp per maand over de laatste 12 maanden. Klik op een bol en u ziet eerst de enquêtes van dat vak; open een enquête om de eisen en opmerkingen te bekijken, en klik makkelijk terug. Klik op een kolomkop om te sorteren (naam A↔Z, scores hoog↔laag) en gebruik de zoekbalk om snel een onderwerp of eis te vinden.
3. Directierapport: kant-en-klaar managementrapport — standaard over de laatste 12 maanden (periode aanpasbaar), met een samenvatting en een overzicht per onderwerp bovenaan i.p.v. een lange lijst. Filter op aandachtspunten of per certificaat via de filters.

Verbeterregister — verbeteren volgens PDCA

Onder Verbeterregister houdt u verbeteracties bij volgens de PDCA-cyclus: Plan (bedenken), Do (uitvoeren), Check (controleren) en Act (borgen). De donut bovenaan toont in één oogopslag hoeveel acties er in elke fase lopen.

1. Klik op Nieuwe verbeteractie en geef titel, omschrijving, eigenaar en prioriteit op.
2. Schuif een actie met het ⋮-menu door de fases: Plan → Do → Check → Act → Afgerond.
3. Zo laat u aan de auditor zien dat u verbeteringen structureel oppakt en borgt.

Team & leveranciers

Uw team beheren

Als Key-user nodigt u zelf collega's uit en beheert u hun toegang — onder Beheer → Team. U hoeft daarvoor niets meer aan te vragen bij uw adviseur.

1. Klik op Teamlid toevoegen en vul e-mailadres, rol (Key-user = volledig beheer, of Basis-user = invullen en resultaten inzien) en eventueel de vestiging(en) in. Niets kiezen = toegang tot het hele bedrijf.
2. Een teamlid blokkeren of verwijderen doet u via het ⋮-menu. De laatste actieve Key-user kunt u niet verwijderen — zo sluit u uzelf nooit buiten.
3. Nieuwe teamleden stellen zelf hun wachtwoord in via de uitnodiging.

Leveranciers beoordelen

Onder Beheer → Afdelingen maakt u met Leveranciers in één keer meerdere leveranciers aan (één per regel). Per leverancier zet Mensje een afdeling én een interne beoordelings-enquête klaar met vaste eisen (levertijd, kwaliteit, communicatie, prijs, klachtafhandeling).

1. U beoordeelt elke leverancier zelf (intern): open de beoordelings-enquête onder Enquêtes en vul die in per leverancier.
2. De resultaten en het risico ziet u per leverancier terug in de resultaten — zo toont u de auditor dat u uw leveranciers structureel beoordeelt.

Snel iets terugvinden — zoeken

Mensje heeft twee zoekmanieren, zodat u nooit lang hoeft te klikken:

1. Centrale zoekbalk bovenin (in de balk naast uw naam): zoekt tegelijk door pagina's én gegevens — afdelingen, bestanden, enquêtes en verbeteracties. Klik op een resultaat en u springt er meteen naartoe.
2. Zoekbalk per pagina: in lijsten en tabellen (bv. Enquêtes, Norm-eisen, Bestanden) filtert u de zichtbare regels met het zoekveld rechtsboven.
3. Sorteren op kolommen: klik op een kolomkop om te sorteren — tekst gaat A↔Z, getallen hoog↔laag. Nogmaals klikken keert de volgorde om.
4. Filters: op lijsten zoals Enquêtes, Accounts, Bedrijven en Verbeterregister verfijnt u met de filter-knoppen (bv. op status, rol, fase of abonnement).

Veelgestelde vragen