Waar kijkt een auditor als eerste naar? Zo bereidt u zich gericht voor

Een VCA-auditor begint bij vaste stukken: interne audit, directiebeoordeling, klachten en wetgeving. Dit komt elke audit terug. Zo bereidt u zich voor.

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026

Herkenbaar? U heeft een datum in de agenda staan, u weet dat het gaat gebeuren, en u weet niet waar het gesprek gaat beginnen. Dus doet u wat iedereen doet: u probeert alles tegelijk bij te werken, u begint bij het stuk dat het meest achterloopt, en u hoopt dat de auditor toevallig niet dáár naar vraagt. Dat is geen gebrek aan discipline, dat is een gebrek aan informatie. Dit artikel geeft die informatie. Voor de bredere achtergrond bij de norm staat het overzicht VCA voor het mkb klaar.

Waarom u dit nooit eerder zo te horen kreeg

Er is een simpele verklaring waarom dit voor de meeste ondernemers een verrassing blijft: wát er moet zijn en wanneer ernaar gekeken wordt, staan in verschillende delen van hetzelfde document.

Het VCA-schemadocument bestaat uit twee delen. De checklist, met de vragen waarop u beoordeeld wordt, en de procedure, met de afspraken over hoe het certificeren verloopt. De checklist is het deel dat u kent en dat uw adviseur met u doorloopt. De procedure is vooral geschreven voor de certificerende instelling, en juist daar staat wat de auditor doet en in welke volgorde. Bij ISO 9001 is het vergelijkbaar: de norm zegt wat u moet regelen, maar hoe een audit verloopt staat niet in ISO 9001 zelf. Dat is vastgelegd in afspraken voor certificerende instellingen, die u zelden onder ogen krijgt.

Gevolg: u kent de eisen en niet de route. En dan is elke voorbereiding een gok.

Wat er bij VCA feitelijk als eerste gebeurt

Bij een eerste certificering is een documentenbeoordeling verplicht. Dat is fase 1, en die gaat vooraf aan alles wat er op de werkvloer gebeurt. De auditor beoordeelt de documentatie waarin uw VGM-beheersysteem beschreven staat, in principe bij u op locatie, en het schema noemt daarbij vijf onderwerpen met zoveel woorden:

De auditor mag u om aanvullende gegevens vragen en stelt u schriftelijk op de hoogte van zijn bevindingen. Op basis daarvan worden afspraken gemaakt over het vervolg. Met andere woorden: de eerste indruk ontstaat aan de hand van uw documentatie, met deze vijf onderwerpen uitdrukkelijk genoemd, en daar zit niets bij dat over uw gereedschap of uw helmen gaat.

Pas daarna volgt fase 2. Daarvoor geldt een harde voorwaarde: uw VGM-beheersysteem moet ten minste drie maanden zijn ingevoerd voordat er getoetst kan worden. In die fase voert de auditor gesprekken, interviews en controles met de verantwoordelijken voor het systeem, en toetst hij op de werkplekken bij uw operationele medewerkers en operationele leidinggevenden of het systeem in de praktijk klopt. Ook uw ongevallenfrequentie wordt daar op correctheid getoetst, dus niet alleen op kantoor uit een spreadsheet.

De acht elementen die bij elke controleaudit terugkomen

Een VCA-certificaat is drie jaar geldig, op voorwaarde dat de auditresultaten positief zijn. In die drie jaar doet de certificerende instelling minimaal één controleaudit per kalenderjaar, waarvan de eerste binnen twaalf maanden na de certificatiebeslissing. Alle belangrijke onderdelen van uw systeem worden over die twee controleaudits verdeeld, maar acht elementen moeten bij élke controleaudit aan bod komen:

• interne audits;
• directiebeoordelingen;
• reviews van veranderingen;
• verbeterprojecten;
• toetsing of de maatregelen uit eerdere afwijkingen en verbeterpunten effectief waren;
• de jaarlijks geactualiseerde ongevallenstatistiek;
• klachtenafhandeling;
• correct gebruik van het logo.

Dit is de lijst waar dit artikel om draait. Niet omdat de rest niet telt, maar omdat dit de elementen zijn waarvan u met zekerheid weet dat ze langskomen. Alles wat u dáár aan voorbereiding in stopt, is nooit voor niets geweest.

Waarom juist deze stukken altijd terugkomen

Kijk nog eens naar die acht. Er zit geen enkel stuk bij dat gaat over hoe hard u werkt. Ze gaan allemaal over hetzelfde: of uw systeem zichzelf corrigeert.

De interne audit constateert. De directiebeoordeling weegt en besluit. Daar komt een actieplan uit. Bij de volgende ronde wordt getoetst of dat actieplan iets heeft opgeleverd. Dat is één lus, en de auditor controleert of die lus draait. Het VCA-schema maakt dat expliciet bij de directiebeoordeling: die moet jaarlijks plaatsvinden, kwalitatief én kwantitatief, en het schema somt op waarop de directie moet beoordelen, waaronder de resultaten en de effectiviteit van de vórige directiebeoordeling, het actieplan uit de interne audit met toetsbare acties, actietermijnen en actieverantwoordelijken, de externe auditverslagen, en de aantallen ongevallen, bijna-ongevallen en onveilige situaties.

Bij de interne audit staat het net zo concreet: jaarlijkse interne audits waarmee u vaststelt of het systeem goed is ingevoerd en onderhouden, met alle van toepassing zijnde checklistvragen evenwichtig verdeeld over drie jaar en vastgelegd in een auditprogramma, uitgevoerd door iemand die voldoende onafhankelijk is van wat hij beoordeelt, met aantoonbare betrokkenheid van uw VGM-functionaris. Bij een eerste certificering geldt bovendien dat u via een interne audit moet vaststellen dat aan alle betreffende eisen wordt voldaan.

Dat verklaart ook waarom een dossier dat in twee avonden is bijgewerkt zo makkelijk opvalt. Een lus die draait laat sporen na op verschillende momenten in het jaar. Een lus die één keer per jaar wordt nagespeeld, laat sporen na op één moment. Voor iemand die dit beroepsmatig doet, is dat verschil goed te zien.

Zoals René, oprichter van KAREL & Zonen, het zegt: het heeft geen zin om domme dingen slimmer te doen. Een dossier sneller bijwerken op de valreep is domme dingen slimmer doen. Ergens anders beginnen is de oplossing.

Er is geen ruimte om iets over te slaan bij VCA*

Nog één ding dat het gericht voorbereiden makkelijker maakt, en tegelijk strenger. De VCA-checklist kent mustvragen en aanvullende vragen. VCA*, het niveau dat gericht is op werken zonder inschakeling van onderaannemers, kent alleen mustvragen: alle 24 moeten positief beoordeeld worden.

En een vraag wordt pas positief beoordeeld als aan álle minimumeisen én aan de doelstelling van die vraag is voldaan, én de bijbehorende documenten positief zijn beoordeeld. De auditor stelt eerst per vraag vast dat de minimumeisen en de documenten in orde zijn, onderbouwt dat, en beoordeelt daarna pas of u de doelstelling haalt.

Belangrijk om te weten: wordt een mustvraag niet van toepassing verklaard, dan wordt hij negatief beoordeeld, tenzij de vraag daar uitdrukkelijk in voorziet. Bij ISO 9001 mag u onderbouwd vastleggen dat iets niet op uw bedrijf van toepassing is, bij een VCA-mustvraag werkt dat anders. Twijfelt u of uw bedrijf op VCA* of op een zwaarder niveau zit, lees dan eerst welk VCA-niveau uw bedrijf nodig heeft; schakelt u onderaannemers in, dan is VCA* niet uw niveau.

En bij ISO 9001?

Voor ISO 9001 kunnen we niet dezelfde harde volgorde noemen, om de eerlijke reden dat ISO 9001 het auditproces niet zelf voorschrijft. Wat wel vaststaat, is dat de norm om precies dezelfde soort bewijsstukken vraagt, en dat is geen toeval: het is dezelfde lus.

De norm vraagt om een auditprogramma met geplande intervallen en om auditresultaten die aan de relevante directie worden gerapporteerd. Ze vraagt om een directiebeoordeling op geplande tijdstippen, waarvan de uitkomst besluiten over verbetering bevat. En ze vraagt om registratie van fouten, klachten en genomen maatregelen. Wie de acht VCA-elementen hierboven naast die eisen legt, ziet dezelfde vier ankers terug: audit, beoordeling, actie, effect.

Werkt u aan beide normen, dan is dat goed nieuws voor uw voorbereiding. De onderliggende bewijsstukken overlappen aanzienlijk, en dat is precies waarom ISO 9001 en VCA combineren minder dan dubbel werk is. De volledige lijst verplichte ISO 9001-documenten, achttien stuks, staat in welke documenten zijn verplicht voor ISO 9001.

Zo bereidt u zich gericht voor, ook zonder software

Vier stappen, in deze volgorde. U kunt hier morgenochtend mee beginnen, met de middelen die u al heeft.

Eén. Lees uw auditplan. De certificerende instelling stuurt u tijdig een voorstel voor een auditplan, en daarin staat wat u wilt weten: de data en plaatsen, het type audit, welke afdelingen bezocht worden en hoeveel tijd daarvoor staat, welke werklocaties bezocht worden, en uit wie het auditteam bestaat. U mag zelfs onderbouwd bezwaar maken tegen de samenstelling van dat team. Dit document is uw belangrijkste voorbereidingsmiddel, en heeft u het nog niet gezien, vraag er dan naar.

Twee. Leg de acht vaste elementen naast uw eigen jaar. Van welke van de acht kunt u binnen vijf minuten laten zien dat er dit jaar iets mee is gebeurd? Wat u niet kunt tonen, is uw voorbereidingsopdracht. Wat u wel kunt tonen, laat u met rust.

Drie. Begin bij de interne audit, niet bij het dossier. De interne audit raakt de andere zeven: hij levert het actieplan waar de directiebeoordeling op steunt, en hij maakt zichtbaar waar de gaten zitten terwijl er nog tijd is. Een interne audit in de week vóór de externe audit is geen interne audit meer, dat is een generale repetitie.

Vier. Zorg dat uw mensen hun eigen werk kunnen navertellen. De auditor toetst op de werkplek bij operationele medewerkers en leidinggevenden of het systeem echt draait. Daar kunt u niets aan repareren op de dag zelf. Wat wel werkt: gedurende het jaar regelmatig kort vragen hoe iets gaat, zodat praten over veiligheid en kwaliteit normaal is in plaats van eng.

Wilt u zien hoe uw eigen dossier er op dit moment voor staat, per Eis en per Onderdeel? Bekijk Mensje Light en start vandaag →

Wat Mensje Light hieraan verandert

Mensje is gebouwd rond precies deze vier stappen, met één verschil: het houdt de lus draaiende zonder dat u eraan hoeft te denken.

U zet per certificaat de auditdatum in het systeem. Mensje rekent daarvandaan terug en plant de korte enquêtes onder uw eigen mensen in over de looptijd tot die datum, per Onderdeel op een eigen moment. Eerlijk over de verwachting: die enquêtes vertrekken niet allemaal meteen na uw aanmelding. Ze zijn gespreid over de tijd tot uw audit, want dat is precies wat een auditor wil zien: metingen verspreid over het jaar in plaats van één piek vlak voor de deadline. Wat er wél binnen één werkdag staat, is de inrichting: uw normen gekoppeld, de Eisen klaargezet en de verzendplanning ingepland.

Op uw dashboard ziet u per certificaat hoeveel dagen er nog tot de audit zijn en welk deel van uw Eisen op orde is. Dat is de tussenstand die u nu niet heeft.

En op de dag zelf: er is een auditdossier per norm dat u met een leeslink kunt delen met uw auditor. Daarin staat per Eis wat er gemeten is, welke score eruit kwam, welk bewijsstuk eraan hangt, uw eigen opmerking, de gekoppelde verbeteracties en de verplichte documenten met hun vervaldatum. Alleen lezen, de auditor kan er niets in wijzigen. In plaats van zoeken terwijl iemand zit te wachten, opent u één overzicht.

Wat Mensje niet doet: uw interne audit uitvoeren, uw directiebeoordeling voor u houden of garanderen dat u het certificaat haalt. Dat blijft uw werk en het oordeel blijft bij de certificerende instelling. Wat Mensje wel doet, is ervoor zorgen dat u aan het eind van het jaar iets kunt laten zien dat gedurende dat jaar is ontstaan.

Wat het kost

Mensje Light is transparant geprijsd, vanaf €150 per maand, afhankelijk van uw bedrijfsgrootte en het aantal normen. Voor de meest gekozen combinatie, ISO 9001 en VCA* samen bij 25 tot 100 medewerkers, is dat €300 per maand. U meldt zich zelf aan, betaalt met iDEAL en begint vandaag, zonder offertetraject en zonder adviesgesprek vooraf. Na het eerste kwartaal is het abonnement maandelijks opzegbaar. Gaat het om meerdere vestigingen of om veel normen tegelijk, dan is er Mensje Maatwerk.

Wat dit voor u betekent

Je kunt niet bijtanken zonder stil te staan. De weken vóór een audit voelen als hard werken, maar er wordt in die weken bijna niets opgebouwd; er wordt alleen ingehaald. Het verschil tussen een zware en een rustige audit zit niet in hoeveel u die laatste maand doet, maar in of er in de elf maanden daarvóór iets is vastgelegd op het moment zelf.

De acht elementen hierboven zijn geen extra werk. Het is een kortere lijst dan de lijst die u nu in uw hoofd heeft, en hij komt rechtstreeks uit het schema. Begin daar, laat de rest even liggen, en zorg dat het volgend jaar niet opnieuw uit uw geheugen hoeft te komen.

Wilt u vandaag beginnen met een dossier dat het hele jaar door meebouwt? Bekijk Mensje Light →