Interactieve handleiding

Uw account en inloggen

U ontvangt een uitnodigingsmail van Mensje <meldingen@karel.pro>. Daarmee stelt u eenmalig uw account in: u kiest een wachtwoord, beveiligt uw account en staat daarna meteen in uw omgeving. Vanaf de volgende keer logt u in twee stappen in, zo blijven de gegevens van uw bedrijf goed beveiligd.

1. Klik in de uitnodigingsmail op Account instellen (link 7 dagen geldig) en kies een sterk wachtwoord.
2. U gaat meteen door naar de volgende stap: scan de QR-code met een authenticator-app op uw telefoon (Google of Microsoft Authenticator) en vul de 6-cijferige code in. Opnieuw inloggen hoeft niet, u komt daarna direct in uw omgeving.
3. Opent u de uitnodiging op uw telefoon, dan kunt u de QR-code niet met diezelfde telefoon scannen. Tik dan op "Open in uw authenticator-app", of kies onder de QR-code "Kunt u de QR-code niet scannen?" en typ de sleutel die daar staat over in uw app.
4. Voortaan logt u in via mensje.karel.pro → knop Inloggen (of direct mensje.karel.pro/app): vul e-mail + wachtwoord in en daarna de 6-cijferige code uit de app.

Kiezen waar Mensje opent

Onderin de zijbalk staat de knop Beginpagina. Daar kiest u welke pagina opent zodra u Mensje opent. Standaard is dat het dashboard; kiest u iets anders, bijvoorbeeld Enquêtes of Verplichte documenten, dan komt u daar voortaan binnen. U kiest uit de pagina's die in uw eigen menu staan, en met de keuze “Standaard (Dashboard)” zet u het weer terug.

De keuze hoort bij uw eigen account en niet bij de computer waarop u werkt: logt u ergens anders in, dan begint u ook daar op de pagina die u koos. Uw collega's merken er niets van, die houden hun eigen beginpagina.

Het dashboard: audit-gereedheid in één oogopslag

Bovenaan ziet u in één oordeel hoe u ervoor staat voor uw eerstvolgende audit — Op koers, Aandacht nodig of Actie nodig — met de auditdatum en de dagen-teller. Daaronder staat een rij tegels (Audit-gereed · Te doen · Verplichte documenten) en de kaart Wat moet er gebeuren: alles wat actie vraagt op één plek. De audit-gereedheid per certificaat staat eronder als ingeklapte rijen — klik een certificaat open voor de details. Een slanke Deze week-strip vat samen wat er de afgelopen 7 dagen veranderde. Alles is doorklikbaar.

1. Tijdlijn: hoeveel van de cyclus is verstreken en hoeveel dagen er resteren tot de audit.
2. Eisen beantwoord: percentage eisen met een meting, plus hoeveel eisen bewijs hebben.
3. Te doen voor de audit: de eisen die onder de 75% scoren — pak die als eerste op.
4. Alle eisen: opent het volledige overzicht per eis (zie hoofdstuk 7).

Uw normen & planning

KAREL & Zonen richt uw normen en planning voor u in. Bij aanmelden koos u uw certificering(en) — bijvoorbeeld ISO 9001 en/of VCA* — en gaf u uw verwachte auditdatum op. Vanaf dat moment verdeelt het systeem alle norm-onderdelen automatisch over de periode tot uw audit en verstuurt het op elk gepland moment de bijbehorende enquête — één keer per audit-cyclus. U hoeft hier zelf niets te plannen.

1. De voortgang richting de audit ziet u op het dashboard (hoofdstuk 2).
2. Stel uw afdelingen en e-mailadressen in (hoofdstuk 4) — daar gaan de enquêtes naartoe.
3. Een extra meting nodig? Start zelf een enquête via Enquêtes → Nieuwe enquête.

Certificeringstraject: elk onderwerp als project

Dezelfde planning kunt u ook projectmatig bekijken. In de zijbalk staat onder Normen, naast Norm-eisen, de pagina Certificeringstraject. Daar staat elk onderwerp als een project: de startdatum, de einddatum (dat is uw externe audit), hoeveel dagen er nog te gaan zijn en een balk die laat zien hoeveel van de doorlooptijd verstreken is. Op die balk staat per onderdeel een merkje, op het punt waarop dat onderdeel aan de beurt is, zodat u in één beeld ziet wat er al geweest is en wat er nog komt.

Klik een onderwerp open en u krijgt de tabel erbij, met per onderdeel:

1. Onderdeel: de naam, met eronder hoeveel eisen eraan hangen.
2. Lead time: op welk percentage van de doorlooptijd dit onderdeel aan de beurt is.
3. Aan de beurt op: de datum die daaruit volgt.
4. Status: gepland, aan de beurt, verstuurd of handmatig.
5. Afdelingen: welke afdelingen aan dit onderdeel gekoppeld zijn, en dus de enquête ontvangen.

Bovenaan de pagina staan vier kerncijfers: het aantal trajecten, uw eerstvolgende audit, hoeveel onderdelen er al gemeten zijn en hoeveel afdelingen er meedoen. Met het zoekveld vindt u snel een onderwerp of een norm.

Afdelingen: wie krijgt de enquête?

Mensje werkt met een vaste set standaard-afdelingen. Onder Afdelingen vult u per afdeling de e-mailadressen in van de mensen die de korte enquêtes mogen invullen. Naar die adressen stuurt Mensje de enquêtes en de herinneringen. Bij elke afdeling zet u wie daar werkt: een e-mailadres, en desgewenst de naam daarbij. Die naam gebruikt Mensje in de documenten die het voor u opstelt, zodat daar een persoon staat en geen e-mailadres. De afdelingsindeling zelf wordt door KAREL & Zonen beheerd, zodat de vragen over alle onderdelen van uw bedrijf verdeeld blijven.

Wélke eis naar welke afdeling gaat, is al voor u ingeregeld door KAREL & Zonen. U hoeft dus zelf niets meer te koppelen — u vult alleen de e-mailadressen in en houdt ze actueel. Bij uw eerste inlog vraagt Mensje u dit meteen te doen. Eén adres is genoeg om te beginnen: de eerste enquête gaat dan al uit. Een afdeling zonder adres krijgt nog geen uitnodiging.

1. Vul onder Afdelingen per afdeling de e-mailadressen in (een afdeling zonder adres krijgt geen enquête).
2. Klaar — de enquêtes (ISO 9001 + VCA*) gaan automatisch naar de juiste afdelingen, op de momenten die KAREL & Zonen heeft ingepland.

Enquêtes invullen: zo makkelijk is het

Medewerkers krijgen een e-mail met de knop Enquête invullen — of scannen een QR-code op de werkvloer. Géén account nodig: alle eisen staan onder elkaar op één pagina met bovenaan het logo van uw bedrijf. Per eis kiezen ze eens of oneens, eventueel met een opmerking, en klikken onderaan op Versturen. Klaar in een paar minuten, ook op de telefoon.

1. Volg onder Enquêtes de status: open/gesloten en het aantal invullingen.
2. Deel de invul-link of QR-code gerust nogmaals, bijvoorbeeld tijdens een toolbox-meeting.
3. Antwoorden en opmerkingen verschijnen direct in de resultaten.

Herinneringen gaan vanzelf

Wordt een enquête niet ingevuld, dan herinnert het systeem de afdeling automatisch — standaard na 7 en 14 dagen. Zodra er een invulling binnen is, stoppen de herinneringen. U hoeft er niet achteraan.

Bewijs verzamelen voor de audit

Een auditor wil naast scores ook bewijs zien. Klik op uw dashboard bij een norm op de knop Alle eisen. Daaronder klapt een lijst open met per eis het onderdeel, de status (Open of Ingevuld), de eens-score, het bewijs en de kolom Nog nodig. Eisen die actie vragen staan bovenaan.

1. Werk de kolom "Nog nodig" van boven naar beneden af.
2. Ga naar Bestanden: elk onderwerp dat voor u actief staat heeft een eigen map. Open de map en klik op Bewijs toevoegen om een bestand toe te voegen.
3. Score onvoldoende? Behandel het punt en zet de meting opnieuw uit om de verbetering te zien.
4. Alles op ✓ Compleet? Dan bent u klaar voor de audit.

Verplichte documenten: uw checklist per certificaat

Onder Documenten vindt u twee onderdelen: Verplichte documenten (uw checklist) en Bestanden (al uw stukken). Verplichte documenten toont per certificaat een lijst met alles wat een auditor van u wil zien, met bovenaan de kaart Uw dossier: een voortgangsbalk met hoeveel van uw verplichte documenten compleet zijn. Per document ziet u de status, Ingevuld, Verlopen of Nog niets, en een knop. ISO 9001 vraagt om 18 verplichte documenten, VCA* om 36.

U hoeft niet bovenaan te beginnen. Boven de certificaten staat de kaart Begin hier met hoogstens drie documenten die het snelst klaar zijn, omdat Mensje daar het meeste al heeft ingevuld. Daaronder krijgt elk certificaat een eigen blok, met daarin drie groepen: Verlopen (er ligt bewijs, maar de geldigheid is voorbij), Nog te doen en Compleet. Wat in Begin hier staat, verschijnt niet nog eens in die groepen.

1. Staat er een document nog open? Klik op Invullen: u vult een kort formulier in het systeem in en het telt meteen als bewijs. Liever uw eigen bestand? Gebruik de kleine knop met de pijl omhoog ernaast, dan koppelt Mensje dat bestand meteen aan dit document.
2. Is er bij een document geen formulier, dan ziet u alleen Bestand toevoegen. U levert dan zelf het stuk aan; de koppeling regelt Mensje.
3. Handig: Mensje vult veel velden al voor u in, met uw eigen metingen, met de vaste gegevens die u één keer invulde (kaart Uw vaste gegevens bovenaan de pagina) of met een standaardtekst van KAREL & Zonen. Weet Mensje genoeg, dan maakt het het document zelfs helemaal zelf klaar; u leest het dan na en past aan waar nodig.
4. Past u iets aan, dan is dat vanaf dat moment gewoon uw eigen tekst; niets wordt zonder uw goedkeuring gebruikt.
5. Werk de lijst af tot de voortgangsbalk op 100% staat; dan zijn alle verplichte documenten voor uw normen geregeld.

Heeft u al een handboek? Laat Mensje het doorlezen

Werkt u al met een kwaliteitshandboek, procedures of formulieren? Dan hoeft u niet opnieuw te beginnen. Bovenaan Verplichte documenten staat de kaart “Heeft u al een handboek?”. Daar levert u uw bestaande stukken aan en legt Mensje ze naast de verplichte documenten van uw certificaten.

1. Klik op Handboek aanleveren en kies uw bestanden: PDF, Word of platte tekst, hoogstens 25 tegelijk. Een gescand document zonder tekstlaag kunnen wij niet lezen; lever dan het oorspronkelijke bestand aan. Ziet u een bestand terug met een waarschuwing, dan is dat de reden.
2. Het doorlezen duurt een paar minuten. U ziet de voortgang op de kaart en u kunt het scherm gerust sluiten: wij gaan door en de uitslag staat er de volgende keer.
3. Daarna verschijnt bovenaan het blok “Dit heeft u al in uw eigen handboek”, nog vóór Begin hier. Per document ziet u de melding Staat in uw handboek of Deels in uw handboek. Klik erop en u leest wat wij vonden, in welk bestand en op welke bladzijde, met het letterlijke citaat erbij.
4. Klopt het? Klik op Overnemen en nalezen. De velden worden ingevuld met uw eigen tekst en het formulier gaat meteen open, zodat u het kunt nakijken en aanvullen. Overgenomen velden dragen het merkje Uit uw handboek, met de vindplaats eronder.

Documenten bewaren en op tijd vernieuwen

Elk bestand dat u uploadt wordt in Mensje bewaard; met het download-icoon in de lijst opent u het weer. Bij het uploaden controleert Mensje het bestand op type: programma's, scripts en Office-bestanden met macro's worden geweigerd, en als de virusscanner aanstaat ook een besmet bestand. U krijgt dan meteen een melding en kunt een schone versie uploaden. U kunt elk soort bestand toevoegen, tot 15 MB per stuk: een PDF, foto, Word- of Excelbestand, een opgeslagen e-mail of een tekening. Een PDF of foto opent in een nieuw tabblad; andere bestanden worden gedownload onder hun eigen naam, zodat uw computer weet waarmee hij ze opent. Heeft een document een einddatum (zoals een certificaat of keuring)?

Via het menu met de drie puntjes achter een bestand ziet u de geschiedenis: de geldende versie, alle eerdere versies en wie wat wanneer deed. Kies daar Nieuwe versie uploaden als een document is bijgewerkt; de vorige versie blijft bewaard als vervallen en is altijd nog te openen. Zo kunt u een auditor laten zien welke versie wanneer gold. Verwijderen doet u niet zelf: moet een bestand weg, laat het KAREL & Zonen weten. Zo raakt er nooit per ongeluk bewijs kwijt. De mappen staan standaard op volgorde van het aantal bestanden; met de keuze Volgorde zet u ze op naam.

Moet bewijs geregeld opnieuw, zoals toolboxmeetings of keuringen, kies dan bij het toevoegen hoe vaak het vernieuwd moet worden. Voor toolboxmeetings, taakrisicoanalyses, keuringen en de RI&E stelt Mensje het ritme uit de VCA-checklist voor. U ziet dan vanzelf wanneer het weer aan de beurt is, en met het e-mailseintje aan krijgt u er ook bericht over. Het ritme en de vervaldatum past u later aan in de geschiedenis van het document.

1. Vul de vervaldatum in. Bij een PDF leest Mensje die vaak automatisch uit het bestand — u hoeft alleen te controleren.
2. In de lijst ziet u dan een statusmerk (geldig / verloopt binnenkort / verlopen) en op uw dashboard verschijnt een kaartje met wat er aankomt.
3. Wilt u er een e-mailseintje over? Zet het vinkje "E-mailseintje sturen als de vervaldatum nadert" aan — dat kiest u per document. Bewaakte documenten herkent u aan het belletje 🔔 in de lijst.

Het Auditdossier — alles op één plek voor de auditor

Onder Mijn bedrijf → Auditdossier staat het complete, auditor-klare overzicht. Het toont alleen de onderwerpen met een auditdatum — precies wat de auditor beoordeelt. Per norm ziet u de auditdatum, de gemiddelde eens-score, het percentage aantoonbaar en de aandachtspunten. Klap een norm open en u ziet per eis: de score, het risico, hoe vaak de eis is ingevuld, uw eigen opmerking, het bewijs (klik om te openen of te downloaden) en de kolom Wat wij eraan doen.

1. Open Auditdossier en loop het samen met de auditor door — alles staat al klaar, u hoeft niets te verzamelen.
2. Een eis telt als audit-gereed wanneer die is gemeten met voldoende score (standaard ≥75%). Dat cijfer ziet u op uw dashboard. In het Auditdossier staat daarnaast aantoonbaar: de eis is gemeten, ongeacht de hoogte van de score, én er hangt geldig bewijs aan. Dat percentage ziet ook de auditor via de leeslink. Bewijs koppelen is dus geen verplichte actie, maar pas met bewijs is een eis aantoonbaar. Een lage score lost u op via het Verbeterregister.
3. Bovenaan het dossier staat Bewijs per eis: hoeveel eisen geldig bewijs hebben, en een lijst van wat nu iets van u vraagt. Per regel ziet u of het bewijs ontbreekt, verlopen is of binnenkort vernieuwd moet worden, met één knop om het op te lossen: bewijs toevoegen of een nieuwe versie uploaden.
4. Staat een onderwerp er níét bij? Zet er een auditdatum op via het paneel bovenaan Norm-eisen.

Resultaten

Onder het menu-item Resultaten vertaalt Mensje alle antwoorden automatisch naar inzicht:

1. Overzicht: één matrix met per onderwerp een bol per maand. Kies bovenaan de maat: Score (het percentage eens), Risico (som) of Risico (gem.). Met Bekijken per wisselt u tussen onderwerp, onderdeel, eis en vestiging; bij Periode kiest u 12 maanden, alle jaren of één jaar. Het venster van 12 maanden schuift u met de knoppen boven de matrix per drie maanden terug. Klik op een bol en direct onder die rij ziet u de enquêtes van dat vak; open een enquête om de eisen en opmerkingen te bekijken. Een kolomkop sorteert, de zoekbalk vindt snel een onderwerp of eis, en met Periodes vergelijken zet u twee periodes naast elkaar.
2. Ring in het overzicht: staat er in een maand een ring in plaats van een bol, dan is er voor dat onderwerp een enquête die nog geen antwoord heeft. Een doorgetrokken ring met een klokje betekent verstuurd en wachtend op antwoord, een gestreepte ring betekent aangemaakt maar nog niet verstuurd. Een ring is geen score. Staat er een klein ringetje rechtsboven op een bol, dan is er in die maand naast de gemeten enquêtes ook nog een enquête zonder antwoord. Klik erop voor de enquêtes.
3. Per enquête: kies een enquête en bekijk alle eisen met hun score, opmerkingen en bijlagen.
4. Open eisen per enquête: Een eis waar nog niemand op heeft geantwoord, staat als open. Die telt niet mee in de score, zodat de score eerlijk blijft over wat er wel gemeten is, maar u ziet hem wel: naast de score staat hoeveel eisen er open zijn, en met een klik daarop toont de tabel Resultaat per eis alleen die eisen. Ook in de lijst met enquêtes en in de keuzelijst staat het aantal open eisen bij de enquête.
5. Open eisen: alle eisen zonder antwoord in één lijst, over alle enquêtes heen die al zijn ingevuld of die u zelf hebt samengesteld. Handig bij een interne audit die deels vooraf is ingevuld. U filtert op periode, onderwerp en vestiging, en de zoekbalk zoekt met meerdere woorden, ook in de opmerkingen. Per eis ziet u de laatste opmerking. Met Eens of Oneens beoordeelt u een open eis meteen: dat telt als één antwoord, het aantal keer ingevuld blijft gelijk. Terugzetten naar open kan daarna niet, daarom vraagt Mensje eerst om een bevestiging. Met de knop ernaast opent u de enquête zelf.
6. Opmerkingen met bewijs: in de kolom Opmerkingen zet u per eis een toelichting, en met de knop Bestand kiezen hangt u er meteen een bestand aan. Dat bestand komt automatisch ook onder Bestanden te staan: in de map van het onderwerp waar de enquête bij hoort, en daarbinnen in een submap met de naam van het onderdeel. Vanuit de opmerking zelf opent u het met één klik.
7. Zoeken in de resultaten: de zoekbalk zoekt in alles wat er staat, dus onderwerp, onderdeel, de eis, de naam van de enquête, de vestiging, de norm en de tekst van uw opmerkingen inclusief de naam van een bijlage.
8. Directierapport: kant-en-klaar managementrapport — standaard over de laatste 12 maanden, met een samenvatting en een overzicht per onderwerp bovenaan i.p.v. een lange lijst.

Verbeterregister — verbeteren volgens PDCA

Onder Verbeterregister houdt u verbeteracties bij volgens de PDCA-cyclus: Plan (bedenken), Do (uitvoeren), Check (controleren) en Act (borgen). De donut bovenaan toont in één oogopslag hoeveel acties er in elke fase lopen.

Mensje denkt met u mee. Staat er bovenaan een kaart met “Mensje ziet een aantal eisen die achterblijven”, dan gaat het om eisen waar minder dan 70 procent van uw medewerkers het eens is met de gewenste situatie. Klik op Bekijken, vink aan wat u wilt oppakken en klik op Toevoegen aan het register. U krijgt dan echte verbeteracties in de fase Plan, met de score, de norm en het onderdeel er al bij. De eisen met hoge prioriteit staan alvast aangevinkt.

Mensje maakt die acties nooit uit zichzelf aan: het blijft úw register, en een auditor moet erop kunnen vertrouwen dat wat erin staat een besluit van uw bedrijf is.

1. Klik op Nieuwe verbeteractie en geef titel, omschrijving, eigenaar en prioriteit op. Of neem een voorstel van Mensje over, zoals hierboven beschreven. Of begin bij de eis zelf, met de knop Actie starten in het Auditdossier (hoofdstuk 7).
2. Schuif een actie met het ⋮-menu door de fases: Plan → Do → Check → Act → Afgerond.
3. Zo laat u aan de auditor zien dat u verbeteringen structureel oppakt en borgt.

Snel iets terugvinden — zoeken

Overal in Mensje staat boven een lijst dezelfde balk. Links de naam van wat u ziet en hoeveel regels er staan; rechts steeds in dezelfde volgorde het zoekveld, de filters en de knop die bij die lijst hoort. Heeft een pagina geen filters of geen knop, dan blijft die plek leeg: de balk wordt korter, maar hij verschuift niet. Zo staat het zoekveld altijd op dezelfde plek, op elke pagina. Op een telefoon is er geen ruimte voor één regel: de naam van de lijst staat dan boven en het zoekveld, de filters en de knop komen daar netjes onder, in dezelfde volgorde. Alles blijft bereikbaar, u hoeft niets zijwaarts te schuiven.

Mensje heeft twee zoekmanieren, zodat u nooit lang hoeft te klikken:

1. Zoekbalk per pagina: in lijsten en tabellen (bv. Enquêtes, Bestanden, Verbeterregister) filtert u de zichtbare regels met het zoekveld rechtsboven.
2. Sorteren & filteren: klik op een kolomkop om te sorteren (tekst A↔Z, getallen hoog↔laag); op lijsten zoals Enquêtes en Verbeterregister verfijnt u bovendien met de filter-knoppen.

Veelgestelde vragen