Subverwerkers
De lijst
| Subverwerker | Waarvoor | Welke gegevens | Doorgifte |
|---|---|---|---|
| Railway Corp. (Verenigde Staten); opslag in de Europese Unie, regio EU West | hosting van de applicatie, de database en de back-ups | alle gegevens in Mensje | standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Railway |
| Resend Inc. (Verenigde Staten) | verzending van uitnodigingen, herinneringen, accountmails, facturen, meldingen en de uitkomst van de Auditklaar-scan | naam en e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht | standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Resend, naast deelname aan het EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic Ireland, Limited; verwerking buiten de Europese Unie, waaronder de Verenigde Staten | tekstuele hulp die onze eigen adviseurs gebruiken: velden van verplichte documenten voorstellen, opmerkingen van medewerkers samenvatten, een aangeleverd handboek doorlezen, rapporten duiden, een bezoek of audit voorbereiden en een gespreksverslag samenvatten | de tekst van eisen en de gemeten percentages; hoogstens 25 opmerkingen per keer, zonder de naam van de schrijver; de naam van uw bedrijf, het aantal vestigingen en het geschatte aantal medewerkers; de tekst van een gespreksverslag; bij de inleescheck de tekst van de bestanden die u aanlevert, inclusief de namen en functies die u daar zelf in heeft gezet. Namen van functionarissen uit uw vaste gegevens gaan niet mee: die vervangen wij vóór verzending door een rolaanduiding | standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (module 3) in de verwerkersovereenkomst van Anthropic; Anthropic neemt niet deel aan het EU-US Data Privacy Framework |
Toelichting
Railway draagt de hele dienst: de applicatie, de database en de back-ups. Zowel de productie- als de testomgeving staat in de regio EU West. De testomgeving heeft een eigen database met alleen demonstratiegegevens, nooit gegevens van klanten. Railway huurt de onderliggende capaciteit zelf in bij grote cloudleveranciers, op dit moment Google Cloud, Amazon Web Services en DataPacket; Railway houdt die lijst bij op zijn eigen trustpagina en meldt wijzigingen vooraf aan ons.
Resend verstuurt alle e-mail die Mensje uitgaand nodig heeft: uitnodigingen voor een enquête, herinneringen, mails over het account zoals een wachtwoordherstel, facturen, seintjes dat een document verloopt, en de uitkomst van de Auditklaar-scan die u op onze website kunt invullen. De inhoud van een ingevulde enquête gaat er niet doorheen. De opslag bij Resend staat in de Verenigde Staten: de verzendregio die wij instellen bepaalt alleen vanwaar een bericht vertrekt, niet waar de gegevens worden bewaard.
Anthropic levert het taalmodel achter de tekstuele hulp in Mensje. Op dit moment gebruiken alleen onze eigen adviseurs die hulp, bij klanten met Mensje Light en bij klanten met Maatwerk: om velden van verplichte documenten voor te stellen, opmerkingen samen te vatten, rapporten te duiden, een bezoek of audit voor te bereiden en een gespreksverslag samen te vatten. In het invullen van een enquête zelf komt het model niet voor, en welk antwoord of welke opmerking bij welke medewerker hoort gaat nooit mee.
Wat wij vooraf weghalen: namen van functionarissen vervangen wij door een rolaanduiding en zetten wij pas na het antwoord terug in de tekst. In opmerkingen en gespreksverslagen vervangen wij namen, e-mailadressen en telefoonnummers, en een opmerking die over iemands gezondheid lijkt te gaan slaan wij in haar geheel over. Dat filter werkt met een woordenlijst en is dus een zeef, geen garantie. Samenvatten doen wij pas vanaf drie opmerkingen. Van elke aanroep leggen wij vast wanneer, voor welk bedrijf en met welk doel hij plaatsvond, zonder de inhoud.
Anthropic gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert invoer en uitvoer binnen dertig dagen; alleen bij een vermoedelijke schending van het gebruiksbeleid kan dat oplopen tot twee jaar.
Levert u uw eigen handboek, procedures of formulieren aan voor de inleescheck, dan gaat de tekst van die bestanden mee, inclusief de namen en functies die u er zelf in heeft gezet. U bepaalt zelf welke bestanden u aanlevert. Wat eruit komt is een overzicht van wat wij per verplicht document in uw tekst terugvonden, met de bestandsnaam en de bladzijde erbij; niets daarvan wordt uw document totdat u het zelf overneemt.
Aanvullend hebben wij grenzen in het systeem zelf ingebouwd. De hulp is met één schakelaar volledig uit te zetten, en er geldt een maximum aantal aanroepen per maand, zowel per bedrijf als over alle bedrijven samen. Zolang alleen onze adviseurs de hulp gebruiken, kunt u hem zelf niet starten; komt hij later beschikbaar voor klanten zelf, dan geldt dat alleen voor het pakket Mensje Light en melden wij dat vooraf. Raakt een grens vol, dan valt het opstellen van teksten terug op onze standaardtekst en zegt de inleescheck met zoveel woorden dat het aan ons ligt; wij laten het nooit lijken alsof er iets mis is met uw bestanden. Wilt u dat wij de hulp voor uw omgeving niet gebruiken, laat het ons weten; alles valt dan terug op onze standaardteksten.
Zelfstandig verantwoordelijke ontvangers
Voor de betaling van het abonnement gebruiken wij Mollie B.V. (Nederland). Mollie is geen subverwerker: een betaaldienstverlener is voor de betaalgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke, omdat hij eigen wettelijke plichten heeft. Hoe Mollie met uw gegevens omgaat leest u in de privacyverklaring van Mollie op mollie.com.
Wat hier bewust niet in staat
Deze lijst gaat over de gegevens die in Mensje staan. De webstatistiek en de advertentiemeting op onze website vallen daarbuiten: die draaien vóór het inloggen, op de openbare pagina's, en alleen als u daar zelf toestemming voor geeft. Wij gebruiken daarvoor Google Analytics. In de applicatie zelf, dus na het inloggen, staan geen cookies van derden en meten wij niets. Hoe dat precies zit leest u in paragraaf 9 van de privacyverklaring.
Wijzigingen
Schakelen wij een nieuwe of vervangende subverwerker in, dan melden wij dat ten minste dertig dagen vooraf per e-mail aan onze klanten. Maakt u binnen die termijn gemotiveerd bezwaar, dan zoeken wij samen naar een oplossing; komen wij er niet uit, dan kunt u het abonnement per die datum beëindigen zonder kosten voor de resterende looptijd.
Een kopie van de verwerkersovereenkomsten en van de doorgiftewaarborgen kunt u opvragen via info@karelenzonen.nl.