Zoek vandaag uw vervaldatum op en reken terug: dit is waarom

Weet u de vervaldatum van uw VCA-certificaat niet uit uw hoofd? Zoek hem op en reken terug naar uw audits en beoordelingen die eerder vallen.

Laatst bijgewerkt: 30 oktober 2026

Herkenbaar? Vraagt iemand wanneer uw certificaat afloopt, dan is uw eerlijke antwoord meestal "dat moet ik even opzoeken". Niet omdat het u niet interesseert, maar omdat die datum één keer is vastgelegd, in een document dat sindsdien in een map of een mailbox ligt. Dit artikel geeft u een manier om die datum vandaag terug te vinden en er zelf op te sturen. Voor de bredere achtergrond bij de norm staat het overzicht VCA voor het mkb klaar.

Waarom u deze datum niet uit uw hoofd kent

Er is een simpele reden waarom bijna niemand deze datum paraat heeft: hij ontstaat op één moment, bij de certificatiebeslissing, en verdwijnt daarna uit beeld. U kijkt er niet dagelijks naar, hij staat niet in uw agenda, en vaak komt hij pas weer ter sprake als de hercertificatie-audit gepland moet worden. Tot die tijd is het een datum die ergens bestaat, maar niet een datum waar u zelf naar handelt.

Daar komt bij dat de tussenliggende momenten, de controle-audits, de interne audits en de directiebeoordelingen, losse gebeurtenissen zijn die u los van elkaar in de agenda zet, als u ze al zo plant. Niemand legt ze vooraf naast de vervaldatum, dus niemand ziet vooraf of de planning eigenlijk krap is.

Wat er volgens het schema binnen uw driejarige termijn gebeurt

Een VCA-certificaat is drie jaar geldig, onder de voorwaarde dat alle auditresultaten in die periode positief zijn. Binnen die drie jaar staan volgens het VCA-schemadocument een aantal vaste momenten, die u kunt terugrekenen vanaf uw eigen vervaldatum.

Controle-audits. De certificerende instelling doet minimaal één controle-audit per kalenderjaar. De eerste vindt plaats binnen twaalf maanden na de datum van de certificatiebeslissing. Verdeeld over de twee controle-audits komen alle belangrijke aspecten van uw VGM-beheersysteem aan bod, in het bedrijf en op de werklocaties. Welke elementen bij elke controle-audit terugkomen, leest u in waar kijkt een auditor als eerste naar.

Jaarlijkse interne audits. Met jaarlijkse interne audits stelt u zelf vast of uw VCA-systeem goed is ingevoerd en onderhouden. Evenwichtig verdeeld over een periode van drie jaar worden alle van toepassing zijnde vragen uit de VCA-checklist beoordeeld, vastgelegd in een auditprogramma.

Jaarlijkse directiebeoordelingen. Uw directie beoordeelt jaarlijks, kwalitatief en kwantitatief, onder andere de resultaten van de vorige directiebeoordeling, het actieplan uit de interne audit en de externe auditverslagen.

De hercertificatie-audit. Wilt u het certificaat aan het einde van de driejarige termijn verlengen, dan moet er tijdig een hercertificatie-audit worden uitgevoerd, en die moet afgerond zijn vóór de vervaldatum van het certificaat.

Waarom terugrekenen loont, niet alleen aftellen

Het verschil tussen aftellen en terugrekenen zit in wat u met de tussenliggende momenten doet. Aftellen is: "nog anderhalf jaar te gaan." Terugrekenen is: "nog anderhalf jaar te gaan, dus mijn controle-audit van dit kalenderjaar moet er nog komen, en mijn interne audit van dit jaar wil ik af hebben voordat die controle-audit langskomt."

Dat verschil is niet alleen comfort. Vindt een auditor een afwijking, dan voert u de corrigerende maatregelen uit binnen een termijn die u met de certificerende instelling afspreekt, met een maximum van drie maanden. Volgt daarop geen positieve beoordeling, dan wordt het certificaat geschorst totdat u aantoonbaar aan de eisen voldoet. Het schema zegt het niet met zoveel woorden, maar wie die twee bepalingen naast elkaar legt, ziet het vanzelf: valt uw hercertificatie-audit vlak vóór de vervaldatum, dan blijft er weinig ruimte over tussen een bevinding en die datum. Wie ruim op tijd begint, houdt die ruimte wel.

Reken het na: de tijdlijn die u zelf invult

Hieronder de vaste momenten uit het schema, met een lege kolom voor uw eigen datum. Vul de vervaldatum in vanaf uw certificaat, en reken van daaruit terug.

Heeft u deze tabel eenmaal ingevuld, dan ziet u in één oogopslag welk moment het eerst komt, en of dat een moment is dat u zelf plant of een moment dat uw certificerende instelling plant.

Zo houdt u dit zelf bij, ook zonder Mensje

Vier stappen, in deze volgorde. U kunt hier vandaag mee beginnen, met de middelen die u al heeft.

Eén. Zoek uw certificaat op, op papier of digitaal, en lees de vervaldatum af. Een VCA-certificaat vermeldt de geldigheidsduur verplicht, met de tekst "geldig van … tot …". Heeft u het certificaat niet bij de hand, bel of mail dan uw certificerende instelling; dit is een gewone vraag.

Twee. Vul de tabel hierboven in met uw eigen data. Reken vanaf de vervaldatum terug, niet vanaf vandaag vooruit; dat geeft u meteen zicht op wat er het eerst aan de beurt is.

Drie. Zet elk moment als losse herinnering in uw eigen agenda, ruim vóór de datum zelf. Een herinnering op de dag van de interne audit komt te laat om die audit nog voor te bereiden.

Vier. Herhaal deze oefening na elke hercertificatie, want dan begint er een nieuwe termijn en verschuiven de tussenliggende momenten mee.

Wilt u deze tijdlijn niet zelf hoeven bijhouden? Bekijk Mensje Light en start vandaag →

En bij ISO 9001?

Voor ISO 9001 kunnen we dezelfde harde tijdlijn niet geven, om de eerlijke reden dat ISO 9001 het certificeringsproces niet zelf voorschrijft. Dat is vastgelegd in afspraken voor certificerende instellingen, die u zelden onder ogen krijgt. Welke geldigheidsdatum op uw ISO 9001-certificaat staat, leest u daarom het best op het certificaat zelf, of vraagt u na bij uw certificerende instelling.

Wat wel vaststaat, is dezelfde onderliggende lus als bij VCA. De norm vraagt om een auditprogramma met geplande intervallen, om auditresultaten die aan de directie worden gerapporteerd, en om een directiebeoordeling op geplande tijdstippen met besluiten over verbetering als uitkomst. De redenering van dit artikel, terugrekenen vanaf uw eigen einddatum naar de momenten die daaraan voorafgaan, werkt voor ISO 9001 net zo goed, ook al kunnen wij de exacte tussenpozen niet uit de norm zelf citeren. Werkt u aan beide normen, dan legt u de twee tijdlijnen het best naast elkaar; waarom dat minder dan dubbel werk is, leest u in ISO 9001 en VCA combineren.

Wat Mensje Light hieraan verandert

Mensje neemt u de vervaldatum niet uit handen, want die staat op uw certificaat. Wat het wel verandert, is dat u de weg naar uw volgende audit niet meer zelf hoeft te bewaken.

U vult per certificaat de datum van uw eerstvolgende audit in. Mensje rekent daarvandaan terug: op uw dashboard ziet u hoeveel dagen er nog resten en welk deel van uw Eisen op dit moment op orde is. Op basis van de trend van de afgelopen maanden laat de Vooruitblik ook zien of u op koers ligt, of het krap wordt, of dat u achterloopt. Dat is een richting en geen belofte, en zolang er nog te weinig metingen zijn, zegt Mensje dat eerlijk in plaats van te gokken. Het is dezelfde vraag die de tabel hierboven u met de hand laat beantwoorden, maar dan doorlopend bijgewerkt in plaats van één keer ingevuld.

De korte enquêtes onder uw eigen mensen worden automatisch gepland en verstuurd, per Onderdeel op een eigen moment, gespreid over de looptijd tot uw auditdatum. Eerlijk over de verwachting: die enquêtes vertrekken niet allemaal meteen na uw aanmelding, dus in de eerste periode staan er normaal gesproken nog Eisen op "nog niet gemeten". Wat wél binnen één werkdag klaarstaat, is de inrichting: uw normen gekoppeld, de Eisen klaargezet en de verzendplanning ingepland.

Op de dag van de audit zelf is er een auditdossier per norm, dat u met een leeslink kunt delen met uw auditor. Daarin staat per Eis wat er gemeten is, welke score eruit kwam, welk bewijsstuk eraan hangt en uw eigen opmerking. Alleen lezen, de auditor kan er niets in wijzigen.

Wat Mensje niet doet: uw interne audit of directiebeoordeling voor u houden, of garanderen dat u binnen uw termijn klaar bent. Dat blijft uw werk, en het oordeel over uw certificering ligt altijd bij de certificerende instelling. Wat Mensje wel doet, is de terugrekensom uit dit artikel actueel houden in plaats van hem één keer op papier te zetten.

Wat het kost

Mensje Light is transparant geprijsd, vanaf €150 per maand, afhankelijk van uw bedrijfsgrootte en het aantal normen. Voor de meest gekozen combinatie, ISO 9001 en VCA* samen bij 25 tot 100 medewerkers, is dat €300 per maand. U meldt zich zelf aan, betaalt met iDEAL en begint vandaag, zonder offertetraject en zonder adviesgesprek vooraf. Na het eerste kwartaal is het abonnement maandelijks opzegbaar. Gaat het om meerdere vestigingen of om veel normen tegelijk, dan is er Mensje Maatwerk.

Wat dit voor u betekent

Je kunt niet bijtanken zonder stil te staan, zegt René, oprichter van KAREL & Zonen. Dat geldt ook hier. Vijf minuten stilstaan bij een datum die al vaststaat, voelt onbelangrijk naast alles wat er vandaag om aandacht vraagt. Maar juist die vijf minuten bepalen of u de rest van de termijn zelf stuurt, of dat u wacht tot iemand anders u eraan herinnert.

Zoek vandaag uw vervaldatum op, vul de tabel hierboven in, en u weet zelf wat er wanneer moet gebeuren, in plaats van dat u het pas ziet aankomen als het al dichtbij is.

Wilt u dat deze tijdlijn zichzelf vanaf vandaag bijhoudt? Bekijk Mensje Light →